【　毎金！ワンポイントグロウアップ講座　第１２回　】

名古屋市中区栄地区で開業する「足立耳鼻咽喉科 伏見クリニック」経営企画部が創る
人生、ビジネスの力になるブログです。

人生の原理原則、最新のビジネス情報、目標達成、部下育成問題など、課題の多い
ビジネスパーソンに役立つ情報を送ります。
地域の方のお力になることが出来れば幸いです。

 

こんにちは、足立耳鼻咽喉科伏見クリニック　人財育成課のケンシロウです。

新型肺炎の流行に伴い、不要不急の人ごみへの外出制限が勧告されました。
確かにその通りですが、ビジネスの第一線で働く方たちはそうもいかないと思います。

自分の会社、取引先、子供の学校などが全部休めば良いのですが･･･
それもいつまで？って感じもします。

今はこうしか言えません。みんな、頑張れ！

でも体調悪ければ、うまく休んで！と。

いうなれば、我々の日常は不要不急の積み重ねで出来ているのかも知れません。

 

本日のテーマは、

『 ７つの習慣にケチをつける？　正しい優先順位のつけ方 』

 

 

ビジネスパーソン必見です。さあ、早速始めましょう。

 

１．優先順位の定義

 

「本当に君は要領が悪いなあ～。優先順位をつけろよ！」

こう言われたことがある方、けっこうみえるのではないでしょうか？

 

優先順位をつけることに関してはもはや常識化しており、異論のある人はいないと思います。

有名な「７つの習慣」（スティーヴン・R・コヴィー著）の中でも、「第二領域」(緊急ではないけど重要なこと）
という考え方を提唱されています。
異論は全くありませんし、時間管理のコンセプトは大変有効に活用させてもらっています。
労働生産性を高めるためにも、必須のスキルですね。

しかし長くビジネスの第一線にいた私は、ちょっと違った優先順位のつけ方を身につけました。
優先順位をつける弊害をなくす方法でもあると思います。

若いビジネスパーソンのあなたに、知ってほしいと思いお話をさせてもらいます。

７つの習慣によれば、緊急性と重要度のスケールで４つの領域に分けています。

 

• 第一領域は、重要かつ緊急。クレーム処理、締め切りのある仕事など。
• 第二領域は、緊急ではないけれど、重要。経営計画の立案、仕組み化、社内マニュアル作成、社員の健康増進など。
• 第三領域は、緊急だが重要ではない。大半の電話、会議など。
• 第四領域は、緊急でも重要でもない。ネットサーフィン、ゲーム、会社帰りの飲み会、遊びなど。

第四領域は論外ですが、日常は第一・第三領域に振り回されているのが、大半のビジネスパーソンではない
でしょうか？

だからこそ、重要な第二領域の仕事を最優先させねばならない、ということはよく理解できますよね。

 

 

２．第二領域を重視するデメリット

でも中には第二領域を優先することで、信頼を失うケースがあるのです。

ある営業会社のマネージャーKさんの失敗例です。

Kさんは非常に勉強熱心、仕事熱心で、たくさんの書物を日ごろから読んでいます。

７つの習慣も当然読破し、重要領域の第二領域を最優先すべきだという結論に至りました。
自分のチームの現状分析、戦略立案、部下への落とし込みが最優先課題だと考え、他の仕事は後回しにして
最大注力しました。その甲斐あって、非常によく練り上げられた戦略が完成し、あとは部下に落とし込めば
完成という段階まで来ました。

 

そんな時、大切な顧客から電話が入りました。

「Kさん、１月くらい前に頼んだ件、どうなった？」

「あ、あの･･･すみません、ちょっと忙しくてまだ･･･」

「え、まだなの？そんな難しい用事を頼んだつもりじゃないのに･･期限もとっくに過ぎてるし･･
最近ちょとした頼み事もよく忘れるし。一体どうなってんの？」

いや～やっちゃいましたね･･･。残念ながら、この後、競合相手にとって代わられました。

Kさんは、第二領域を最優先して、他の第一、第三などを後回しにしたのでしょう。
間違ってはいないのかも知れませんが、結果的にビジネスと信頼を失ってしまいました。

このケース、あなたならどう考えますか？

 

 

３．現実に則した優先順位のつけ方

私も若い時によく似た経験をしました。重要じゃないけど緊急の仕事を後回しにして、信頼を失いました。

苦い経験でしたが、おかげである結論に達することが出来ました。

それは、優先順位は大切であるということ。これは変わりません。

今、そして将来（長期、中期、短期で違う）何が大切かをしっかり見極めておくこと。

当然そこには第二領域の仕事が多いと思いますが、よく把握して実行。

 

反面、緊急度にも注目する。重要でなく緊急なことは、正直結構多い。

これを後回しにすると、忘れたり、締め切りをすぎたり、溜まってうごきがとれなくなったりします。
早く処理する気持ちと行動が非常に重要。

私の考えた最適解は、両方さばくこと！でした。しかも高速で！

 

「え、それじゃ何のための優先順位付けなの？」

そうですね、矛盾する答えです。でも実際のビジネス現場ではひとつに絞って注力することが出来ない、
同時進行、解決していかないとまわらないケースが大半ではないでしょうか？

 

第二領域の、時間のかかる重要なことを考えながら緊急度の高い仕事を処理するのです。
時には第二領域に集中したり、時には緊急度を優先したり。

すると結果的に雑事がなくなり。順位の高い仕事に専念できます。逆転の発想ですね。

もちろん重要度が低い緊急事は定型化したり、誰かに任せたり、アウトソーシングしたりして極力効率化します。
必ずメモをとり、実行したら消込をしていきます。これをしないと、雑事に振り回されることになります。

 

そして欲を言えば、期待値を上回ること。
雑事にこそ神が宿るし、悪魔も宿ります。今日の午前に頼まれたことを、午後には仕上げる。
あまり期待しない雑事こそ、期待を良い意味で裏切ると感動を生みます。

優先順位って立場が変われば、替わります。あななにとって優先度は低くても、お客様には高いこともある。
ここをしっかり見極めておくことが何よりも大事です。
お客様のための第二領域でなくてはなりません。

任せた仕事はきっちり迅速に仕上げる。こういう評価は、必ずあなたの信頼度をアップさせるでしょう。

なれれば簡単ですし、未処理事項がなくなりすっきりします。

 

だまされたと思って、是非お試し下さい。

いっぱい失敗して（実験して）、いっぱい学びましょう！

それでは、また来週！

 

「君はもう成長している！」

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■　編集後記

営業職を３５年ほどやってまいりました。営業職はモノやサービスを売る仕事ですが、
言い換えれば、「強固な人間関係を構築する職業」です。

強固な人間関係、信頼関係を創ることが出来れば、怖いものなし、何でも売れますよ！

そのためにも、日ごろからお客様に喜んでもらうにはどうしたら良いか？を２４時間、必死で考え、
実験することです。

楽して身についたものは、簡単に役に立たなくなります。

年寄りからのアドバイスです。

頑張れ、若者たち！

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医療法人成松会　足立耳鼻咽喉科
～地域医療に貢献出来るクリニックを目指します！

■　足立耳鼻咽喉科　本院　：三重県四日市市羽津山町7-8
□　足立耳鼻咽喉科　伏見クリニック：愛知県名古屋市中区栄1丁目2-3 プラウドタワー名古屋栄2F

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